Privacy statement

Stichting VRIJDAG, gevestigd aan Walstraat 34, 9711 VS Groningen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens

Postbus 1633
9701 BP
Groningen
050-30151400
www.bijvrijdag.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken

Stichting VRIJDAG verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten, bij ons werkzaam bent en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • IP-adres
  • Bankrekeningnummer
  • Door u aangeleverde persoonsgegevens t.b.v. een (open) sollicitatie

Bent u bij ons werkzaam dan geldt dat wij naast bovengenoemde persoonsgegevens ook andere privacy gevoelige gegevens verwerken. Wilt u een overzicht ontvangen van welke gegevens dit zijn dan kunt u d.m.v. een mail naar privacy@bijvrijdag.nl  een verzoek indienen om ons verwerkingsregister in te zien. In dit register staat precies vermeld welke gegevens van o.a.  verschillende groepen werknemers worden verwerkt en met welk doel.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of diensten hebben niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via privacy@bijvrijdag.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Stichting VRIJDAG verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het kunnen afhandelen van uw betaling
  • Het kunnen verzenden van onze nieuwsbrieven
  • Het kunnen voeren van onze contractadministratie
  • Het mogelijk maken van communicatie (bellen/mailen e.d.) indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te voeren
  • Het kunnen informeren over o.a. wijzigingen van onze diensten en producten
  • Stichting VRIJDAG verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

De grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens zijn:

  • Uitvoering overeenkomst
  • Gerechtvaardigd belang
  • Toestemming
  • Uitvoering van wettelijke verplichting

Geautomatiseerde besluitvorming

Stichting VRIJDAG neemt besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Stichting VRIJDAG bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Als de bewaartermijn is verstreken dan worden de gegevens op deugdelijke wijze verwijderd en vernietigd volgens de Privacyrichtlijnen. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

Inschrijving voor cursussen/lessen

Persoonsgegevens

Voor- en achternaam, Geslacht, Geboortedatum, Adresgegevens, Telefoonnummer, E-mailadres, Bankrekeningnummer

Bewaartermijn

4 jaar na beëindiging cursus/les.

Ticketverkoop

Persoonsgegevens

Voor- en achternaam, E-mailadres
Wanneer u een account aanmaakt ook: Geslacht, Geboortedatum, Adresgegevens, Telefoonnummer

Bewaartermijn

7 jaar

Zakelijke klanten

Persoonsgegevens

NAW Gegevens, Telefoonnummer, Mail adres, Cookie gegevens, Publiek ip adres van personeel

Bewaartermijn

5 jaar na einde Overeenkomst

Crediteuren-Debiteuren

Bedrijfsgegevens

NAW gegevens, naam contactpersoon, telefoonnummer, E-mailadres
IBAN nummer

Facturen worden via e-mail verstuurd, tenzij daar bezwaar tegen wordt gemaakt.

Bewaartermijn

7 jaar

 

Bewaartermijn gegevens van sollicitanten, medewerkers en ZZP-ers

Bent u sollicitant bij VRIJDAG dan hanteren wij de volgende bewaartermijnen van persoonsgegevens:

  • indien er sprake is van afwijzing: binnen 4 weken na ontvangst open sollicitatie en binnen 4 weken na einde procedure bij sollicitatie n.a.v. een vacature.
  • indien er (met toestemming) sprake is van bewaren in portefeuille voor een eventuele toekomstige vacature: maximaal 1 jaar na ontvangst toestemming
  • indien er sprake is van aanname: dan verandert de status van de persoonsgegevens naar ‘werkzaam bij VRIJDAG’ en gelden de bewaartermijnen volgens het “Bewaarbeleid Personeels-/relatiedossier VRIJDAG”.

Een werkgever houdt van iedereen die werkzaam is een personeels-/relatiedossier bij. Van medewerkers met een loondienstverband, van vrijwilligers/stagiaires en van freelancers/zzp-ers. De grondslag hiervoor is gelegen in een wettelijke verplichting en/of in uitvoering van overeenkomst. Het dossier bevat, afhankelijk van de categorie waarin de medewerker valt,  onder andere:

  • Persoonsgegevens van de medewerker
  • Contracten/Overeenkomsten en gegevens m.b.t. arbeidsvoorwaarden
  • Verslagen van functionerings-, plannings- en evaluatiegesprekken
  • Verzuimgegevens
  • gegevens over salaris, vergoeding en/of tarief

Bewaartermijn personeels-/relatiedossier

Onderstaande lijst met bewaartermijnen voor documenten uit het personeels-/relatiedossier zijn (deels) wettelijk bepaald en worden door VRIJDAG gehanteerd. De documenten zijn onderverdeeld in vijf categorieën:

  1. Binnen 4 weken na vertrek bij VRIJDAG (zonder toestemming van betrokkene)
  2. Maximaal 1 jaar na vertrek bij VRIJDAG (met toestemming van betrokkene)
  3. Maximaal 2 jaar na vertrek bij VRIJDAG
  4. Minimaal 5 jaar na vertrek bij VRIJDAG
  5. Minimaal 7 jaar na vertrek bij VRIJDAG

Ad 1) Binnen 4 weken na vertrek

  • Sollicitatiebrief / formulier
  • CV / Curriculum Vitae
  • Referenties
  • Correspondentie uit de sollicitatiefase
  • Getuigschriften
  • Verklaring over gedrag
  • Psychologisch onderzoek/Assessment

Ad 2) Maximaal 1 jaar na vertrek

  • Sollicitatiebrief / formulier
  • CV / Curriculum Vitae
  • Referenties
  • Correspondentie uit de sollicitatiefase
  • Getuigschriften
  • Verklaring over gedrag
  • Psychologisch onderzoek/Assessment

Ad 3) Maximaal 2 jaar na vertrek

  • (Arbeids)overeenkomst en wijzigingen/bijlagen
  • Correspondentie over benoemingen, promotie en demotie
  • Correspondentie mbt ontslag
  • VUT-regeling/pensioenregeling
  • Afspraken OR-lidmaatschap
  • Kopie getuigschrift
  • Verslagen functioneringsgesprekken/planning- en evaluatiegesprekken
  • Verslagen omtrent Wet Verbetering Poortwachter
  • Correspondentie over ziekte van UWV en bedrijfsarts
  • Verslagen omtrent financiële problemen en/of probleemsituaties

Ad 4) Minimaal 5 jaar na vertrek

  • Loonbelastingverklaringen
  • Kopie van identiteitsbewijs
  • Gegevens over etniciteit en herkomst
  • Identiteitspapieren van derden ingeleende werknemers met een tewerkstellingsvergunning

Ad5) Minimaal 7 jaar na vertrek

  • Aanvullende arbeids- en salarisafspraken
  • Arbeidsvoorwaarden over samenleving en partnerschap
  • Burgerlijke staat van (ex)werknemer
  • Persoonlijke gegevens / stamkaart
  • Datum van indiensttreding
  • Salarisadministratie/ vergoedingenadministratie/crediteurenadministratie (van fiscaal belang)
  • Afstandsverklaring woon-werkverkeer

Personeels-/relatiedossier vernietigen

Is iemand vertrokken en dus niet meer werkzaam bij VRIJDAG en beschikt VRIJDAG over documenten int het personeels-/relatiedossier waarvan de bewaarplicht is verstreken dan worden deze gegevens op deugdelijke wijze verwijderd en vernietigd volgens de Privacyrichtlijnen.

Delen van persoonsgegevens met derden

Stichting VRIJDAG verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Stichting VRIJDAG blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
De instructies die wij onze docenten geven voor het omgaan met persoonsgegevens zijn conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Stichting VRIJDAG gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak.

Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Stichting VRIJDAG en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar privacy@bijvrijdag.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. Stichting VRIJDAG wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Stichting VRIJDAG neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via privacy@bijvrijdag.nl.