Financiering van projecten

FINANCIERING VAN PROJECTEN

Je gaat een prachtig project organiseren. Zelf of in samenwerking met anderen. Als vereniging, stichting of een groep mensen die elkaar op dit onderwerp gevonden heeft. Een bijzonder concert, een locatietheatervoorstelling, een dansproject in de open lucht of een grote expositie. Maar voor de uitvoering is bijna altijd geld nodig. Soms een beetje, en soms heel veel. Dan is het fijn als je de weg weet in subsidie- en donatieland.

Hier vind je informatie over verschillende onderwerpen, van het maken van een projectplan tot aan een fondsaanvraag en de afhandeling ervan.

Hieronder:

Maak een plan en verkoop je project

Vraag geen geld, maar verkoop je project
Een belangrijke regel voor fondsenwerving is ‘Vraag geen geld, maar verkoop je project’. Geld vragen kan vervelend zijn. Maar als jij een heel mooi project wilt organiseren én je bent zelf enthousiast, breng je enthousiasme dan over op de geldgevers. Als zij ook enthousiast worden, willen ze meewerken aan de realisatie. En dat betekent dat ze het project mee willen financieren.

Schrijf een helder projectplan (wie, wat, waarom, wanneer, hoe)
Vanzelfsprekend is alleen enthousiasme niet genoeg. Vooral voor grotere projecten moet er een goed plan liggen, waar de geldgevers vertrouwen in hebben. Met een gedegen organisatie, een goede planning en een goede financiële onderbouwing. Voordat je begint met je fondsenwerving is het daarom van belang dat duidelijk is wat je precies wilt gaan doen. Begin met de beantwoording van de volgende vragen. Wat is het doel van je project? Waarom wil je het gaan doen (is er daadwerkelijk behoefte aan jouw plan)? Wanneer ga je het doen en wat is je planning? Waar ga je het uitvoeren? Wie zijn er bij betrokken en wie zijn je doelgroepen? Hoe ga je het uitvoeren?  Als je dit helder hebt, heb je de basis voor je projectplan. Op internet vind je veel tips voor het maken van een projectplan. Als je er niet uitkomt, of je wilt je projectplan laten beoordelen door een van onze adviseurs, neem dan contact op met VRIJDAG amateurkunst@bijvrijdag.nl

Maak gebruik van onze informatie voor het
opstellen van het projectplan, begroting en dekkingsplan
(PDF).


Maak een realistische planning
Een goede planning is van belang voor de organisatie van je project, je activiteit of je evenement. Reken terug vanaf het moment van uitvoering en bepaal vervolgens wat en wanneer je in de voorbereiding moet doen. Je fondsenwerving kan starten op het moment dat er een goed projectplan is en ongeveer vier maanden voorafgaand aan de start van je project. Houd er rekening mee dat kleinere, lokale of regionale fondsen slechts enkele keren per jaar vergaderen. Bepaal een moment waarop je besluit of het project wel of niet doorgaat (bijvoorbeeld: als we op datum X toezeggingen hebben ter hoogte van bedrag Y).

 

Financieringsmogelijkheden

Er zijn verschillende manieren om een project te financieren. Zo zijn er subsidies van gemeentes, provincie en Europees. Daarnaast kan je een aanvraag bij fondsen doen en kan je denken aan sponsoring en andere vormen van cultureel ondernemerschap.

Provinciale budgetten
Het provinciale Budget Evenementen verstrekt subsidies aan evenementen die de sterke en aantrekkelijke kanten van Groningen benadrukken en veel publiciteit trekken. De subsidie is voor iedere instelling op gebied van cultuur, sport, wetenschap of toerisme in de provincie Groningen. Het evenement moet voor iedereen toegankelijk zijn en minimaal 3000 bezoekers trekken. Daarbij moet het evenement duidelijk een bovenregionale en/of nationale uitstraling hebben met te verwachten media-aandacht. De aanvraag moet uiterlijk dertien weken voorafgaand aan het evenement worden ingediend. Meer informatie.

Het activiteitenbudget Cultuur (2013-2016) verstrekt subsidies aan activiteiten op het gebied van amateurkunst en erfgoed. Activiteiten waaraan inwoners actief kunnen deelnemen en presentaties van erfgoed aan het publiek. De activiteit moet aantoonbaar regionaal / provinciaal van karakter en opzet zijn, een aanvulling op het bestaande aanbod in de regio zijn en bijdragen aan het betrekken van actieve deelnemers bij cultuur. Samenwerken met andere netwerken en de Stichting Verhalen van Groningen (en het leveren van een bijdrage aan de website) zijn andere voorwaarden. De subsidie bedraagt maximaal 50% van de uitgaven. De minimale subsidie bedraagt 7.500 euro. Meer informatie.

Gemeentelijke budgetten

De meeste gemeenten hebben een subsidiebeleid voor amateurkunstenaars en -verenigingen. Binnenkort verschijnt er op deze site een overzicht. Wil je nu al meer weten? Neem dan contact op met je eigen gemeente en informeer naar mogelijkheden.

 

Kunstraad Groningen / Fondsenoverleg

Het Groninger fondsenoverleg is bedoeld als spreekuur voor potentiële aanvragers. Wie een globaal idee wil laten toetsen of een plan aan meerdere fondsen tegelijk wil presenteren, kan op afspraak een presentatie geven en meteen feedback krijgen. Op deze manier weet u als aanvrager snel voor welke fondsen u in aanmerking zou kunnen komen of hoe u uw kansen op een bijdrage kunt vergroten. Er worden geen concrete toezeggingen gedaan, maar u krijgt wel een indicatie.

Iedere maand (m.u.v. augustus) wordt er een fondsenoverleg gepland; dat vindt altijd plaats op een dinsdag tussen 10:00 en 13:00 uur. Per aanvrager wordt een half uur gereserveerd. In dit half uur krijgt u 20 minuten de tijd om uw plan mondeling toe te lichten en daarna is er nog wat tijd voor de fondsen om vragen te stellen en zal ieder fonds een indicatie geven of uw plan eventueel voor een bijdrage in aanmerking komt.

Mocht u een presentatie in het fondsenoverleg willen geven dan is het verstandig om eerst telefonisch contact op te nemen met Antje van der Meulen op onderstaand nummer. Zij kan in overleg met u een geschikt tijdstip bepalen.

Ter voorbereiding voor de aanwezige fondsen dient u tenminste een week voor het geplande overleg een korte inhoudelijke omschrijving van het project op maximaal één A4tje en een (concept)begroting met dekkingsplan te mailen. Verder ontvangt u ongeveer een week van tevoren per e-mail de bevestiging van de afspraak.

Het overleg vindt plaats in het oude deel van het Provinciehuis, Martinikerkhof 12 in Groningen, hier kunt u zich melden bij de balie. In de vergaderruimte is geen beamer o.i.d. aanwezig.

Deelnemers aan het Groninger fondsenoverleg zijn:

  • Prins Bernhard Cultuurfonds Groningen, Marianne Harmsen
  • J.B. Scholtenfonds & H.S. Kammingafonds, Kees Kreb
  • Fonds voor de Landbouw, Roelf Torringa
  • Emmaplein Foundation, Jacqueline Maan
  • Beringer Hazewinkel Fonds, Franck Smit
  • VSBfonds, Steffen de Wolff (onregelmatig)
  • NAM Programma Leefbaarheid & Duurzaamheid, Janny Wilkens
  • Kunstraad Groningen, Annette Steenhuisen

Voor alle vragen en correspondentie over het fondsenoverleg kunt u terecht bij Antje van der Meulen, te bereiken op 050 - 3600637 of via antje.van.der.meulen@kunstraadgroningen.nl.

In 2017 zijn de spreekuren op:

  • 17 januari
  • 14 februari
  • 14 maart
  • 11 april
  • 9 mei
  • 13 juni
  • 11 juli
  • 12 september
  • 10 oktober
  • 14 november
  • 12 december

 

Sponsoring
Voordat je sponsoren gaat zoeken bij je project is het goed om na te denken over welke bedrijven je wilt benaderen en wat je precies wilt vragen. Er zijn verschillende mogelijkheden en vormen. Een bedrijf verbindt haar naam aan een bepaald evenement. Het bedrijf heeft profijt van het imago en de uitstraling van het evenement. Het wil er graag mee geassocieerd worden. In ruil daarvoor ondersteunt ze het project financieel. Daarbij gaat het meestal om grotere bedrijven en evenementen. Maar ook bedrijven uit het MKB zijn bereid om zich aan een, kleiner en lokaler, evenement te verbinden. Denk daarom goed na welk bedrijf past bij jouw project en wat jij het bedrijf te bieden hebt in ruil voor de bijdrage. Leg in een vroeg stadium van het project contact. De sympathie-bijdrage. Veel bedrijven hebben een potje waaruit ze een bijdrage kunnen doen aan een project. Het gaat daarbij vaak niet om al te grote bedragen én vaak wordt op één moment in het jaar bepaald waar het geld de rest van het jaar aan besteed wordt. Ben je te laat, dan moet je een jaar wachten.Sponsoring in natura. Een bedrijf stelt bijvoorbeeld steigerbuizen voor een tribune beschikbaar, een busje voor vervoer of geeft korting op bepaalde materialen. Deze sponsoring kan in de begroting en het dekkingsplan gekapitaliseerd worden.
 
Cultureel ondernemerschap
Laat in je aanvraag zien dat je je ook inspant om zelf inkomsten te verwerven. Bijvoorbeeld door acties, marketing, arrangementen, merchandising, crowdfunding. Denk daarom al in het beginstadium van de planvorming goed na over welke verdienmogelijkheden jouw project biedt.
 
Tender
Een tender is een regeling waarbij een bepaald bedrag beschikbaar is voor van tevoren vastgestelde doelen of een programmalijn. Aanvragers kunnen voor een bepaalde datum (de sluitingsdatum) een beroep doen op een bijdrage. Dien je je aanvraag na die datum in, dan doe je niet mee, dus houd de deadline in de gaten. Omdat er maar een beperkt bedrag beschikbaar is wordt er streng geselecteerd. Als aanvrager moet je voldoen aan de in de tender gestelde criteria. Het is daarom belangrijk om in je aanvraag duidelijk te maken op welke manieren je aan de criteria voldoet. Overheden (bijvoorbeeld het Activiteitenbudget Cultuur van de Provincie Groningen) en overheidsfondsen werken vaak met tenders (bijvoorbeeld het Waddenfonds, Fonds voor de Cultuurparticipatie etc.). Soms hebben particuliere fondsen ook tenders om een bepaalde programmalijn onder de aandacht te brengen.

Crowdfunding

Op donderdag 13 oktober a.s. organiseert voordekunst weer een spreekuur crowdfunding in samenwerking met de Kunstraad Groningen. Ben je woonachtig of actief in de provincie Groningen, heb je een concreet idee waarvoor je wil crowdfunden en wil je hierover van gedachten wisselen met een medewerker van voordekunst? Dan kun je je aanmelden voor het spreekuur. Het betreft een één op één gesprek van een half uur. 

Wat? Spreekuur crowdfunding / voordekunst bij de Kunstraad Groningen

Waar? Het kantoor van de Kunstraad Groningen, St. Jansstraat 2g in Groningen.

Wanneer? Donderdag 13 oktober a.s. tussen 13:00 en 16:00 uur.

Aanmelden? Meld je aan via de website van de Kunstraad.

Vragen? Neem contact op met Alyssa van Voordekunst

 

Begroting en dekkingsplan

Realistische begroting
In de begroting staan de uitgaven die je voor het project gaat doen. Wees transparant en realistisch in je financiele onderbouwing van je project. Doe van tevoren goed onderzoek naar de daadwerkelijke kosten. Als donaties van boven de € 30.000 gevraagd worden, moet achteraf vaak een accountantsverklaring worden overlegd. Neem dan de kosten voor een accountant ook op in je begroting. Het heeft geen zin om de begroting op te plussen in de hoop een hogere bijdrage te krijgen. Een niet realistische begroting is een afwijzingsgrond of de bijdrage wordt bij de eindafrekening naar beneden bijgesteld. Advies op maat nodig? Neem dan contact op met de adviseurs van VRIJDAG, amateurkunst@bijvrijdag.nl.

Maak een dekkingsplan met een mix van eigen bijdrage, subsidies, fondsen, sponsoring en eigen inkomsten
Het dekkingsplan is een term die in fondsenland gebruikt wordt voor de inkomstenkant van de begroting. Zorg voor een goede mix in je dekkingsplan van eigen bijdrage, subsidies, fondsen, eigen inkomsten en sponsoring. Een eigen bijdrage mag nooit ontbreken! Die eigen bijdrage is naar vermogen, dus afhankelijk van hoeveel geld je hebt. Heb je geen geld, dan doe je die eigen bijdrage wellicht in zelfwerkzaamheid (ureninzet van vrijwilligers). Ook sponsoring in natura (bijvoorbeeld het ter beschikking stellen van een busje) kun je omzetten in een geldbedrag. Eigen inkomsten kunnen komen uit bijvoorbeeld horeca, merchandising, acties.

Wat is een realistisch bedrag om aan te vragen?
Soms is het moeilijk in te schatten wat een realistisch bedrag is om te vragen. Dat is altijd afhankelijk van het project: zoek daarom contact met een fonds en leg het voor. Houd ook rekening met het feit dat sommige fondsen veel geld hebben te vergeven en anderen slechts weinig. Voor het Groningse Prins Bernhard Cultuur Fonds is vijfduizend euro bijvoorbeeld een hoge bijdrage, terwijl een dergelijk bedrag voor het VSBfonds een kleine donatie is. Algemene regels zijn hiervoor niet te geven. Als u er niet uitkomt, neem dan contact op met onze adviseurs.

Inzet van vrijwilligers of sponsoring in natura omzetten in een geldbedrag
Hoe zet je de inzet van vrijwilligers om in een geldbedrag? En hoe doe je dat bij sponsoring in natura (bijvoorbeeld een busje dat je mag gebruiken voor je project). Het makkelijkste is om eerst te bepalen hoeveel geld u uitspaart. Als u een busje moet huren bent u € 250,- kwijt. Bij sponsoring krijgt u het busje gratis. Bij de uitgaven zet u: Bushuur € 250,- en bij de inkomsten zet u: Sponsoring € 250,-. Hetzelfde kunt u doen met de inzet van vrijwilligers. Als u vrijwilligers heeft die de techniek van een voorstelling regelen, dan spaart u een technicus uit. Bij de uitgaven zet u: Techniek € 250,- en bij de inkomsten: Zelfwerkzaamheid € 250,-. Maak het niet te gek: het heeft geen zin om álle uren die vrijwilligers in een project steken in geld om te zetten. Dat zou een torenhoge begroting opleveren.

Uitbetalen donaties en subsidies: voorschotten 
Omdat je geld moet uitgeven in de voorbereiding van je evenement of activiteit geven veel fondsen en overheden een voorschot. Dit voorschot varieert van een bepaald percentage tot vooraf uitbetalen van het totale bedrag. Let wel op: subsidies en donaties worden pas achteraf definitief vastgesteld. Dit bedrag is afhankelijk van je definitieve begroting en dekkingsplan en kan lager (nooit hoger) zijn dan het toegezegde bedrag! Een toegezegde bijdrage kan bijvoorbeeld naar beneden bijgesteld worden als de definitieve begroting meer dan 25% lager is dan de ingediende begroting of als het project maar gedeeltelijk is uitgevoerd.

 

Rechtspersoon

Een aanvraag vanuit een stichting of vereniging in oprichting
Een aanvraag voor een subsidie of donatie kan in de regel alleen door een rechtspersoon gedaan worden (dat wil zeggen een stichting of vereniging). Dat levert vaak het dilemma op: ik heb geld nodig voor mijn project, maar wij zijn nog geen rechtspersoon. Dat kunnen we pas worden nadat we geld hebben gekregen om een stichting of vereniging op te richten. Maar we kunnen geen geld aanvragen omdat we geen rechtspersoon zijn. Om die vicieuze cirkel te doorbreken is het bij sommige fondsen toegestaan om een aanvraag te doen als ‘Stichting of vereniging in oprichting’. De oprichtingskosten (ongeveer € 300,- tot € 400,-) kunnen dan worden mee begroot. Bij de definitieve afrekening moet je aantonen dat er daadwerkelijk een rechtspersoon is opgericht (met een kopie van de statuten of een uittreksel van de Kamer van Koophandel).

Onderhandel over de prijs van oprichtingsakte bij de notatis
Het loont zeker de moeite om offertes bij een aantal notarissen op te vragen. Er zijn behoorlijke prijsverschillen tussen notarissen onderling. Daarnaast moet de vereniging of stichting altijd worden ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Dit kost ongeveer € 26,- per jaar. Meer info

Zorg voor een onafhankelijk bestuur
De meeste geldgevers kijken naar het bestuur van de vereniging of stichting. Zitten er minimaal drie mensen in het bestuur (voorzitter, penningmeester, secretaris)? Zijn de bestuursleden geen familie van de aanvrager, of partners of is er anderszins sprake van een verstrengeling van belangen? Let hier dus op bij de samenstelling van het bestuur.

Ontbinden van een stichting na afloop van een tijdelijk project
Een stichting die speciaal voor een project is opgericht kun je na afloop van dat project opheffen. Dat kan door het invullen van een formulier op de website van de Kamer van Koophandel. Bij het formulier moet een verslag meegestuurd worden van de bestuursvergadering waarin het opheffingsbesluit is genomen. Aan de ontbinding zijn geen kosten verbonden. Als de Stichting nog een vermogen heeft geldt er een andere procedure. Website van de Kamer van Koophandel. 

 

Aanvraag doen

Het is van belang om voordat je een aanvraag doet, je goed te informeren of jouw project bij het beleid van het fonds aansluit. Zoek in een vroeg stadium contact met de fondsen waar je een aanvraag wilt gaan doen. Vraag of je een conceptaanvraag kunt laten beoordelen. Fondsen met professionele adviseurs in dienst zijn hiertoe vaak bereid. In Groningen wordt één keer per maand het Groninger Fondsenoverleg georganiseerd. Aanvragers kunnen hier hun project toelichten. Aanwezig zijn onder andere het Prins Bernhard CultuurFonds Groningen, Scholten Kammingafonds, Emmaplein Foundation en Fonds voor de Landbouw. Hierboven is al geschreven over het Fondsenoverleg.

Veel fondsen hebben eigen websites waarop ze informatie geven over hun beleid, aanvraagprocedure en termijnen. Er zijn ook kleinere, regionale of lokale fondsen die geen website hebben.

Je project mag nog niet gestart zijn
Fondsen willen kunnen beslissen over een bijdrage op het moment dat het project nog niet gestart is. Als je al uitgaven gaat doen voor je project, zijn fondsen van mening dat je project al gestart is en het blijkbaar ook door zal gaan zonder een bijdrage. Dat is een afwijzingsgrond. Begin je fondsenwerving daarom ongeveer vier maanden voor de start van het project. De meeste fondsen nemen die periode in acht als behandelingstermijn.

Houd de fondsen op de hoogte van ontwikkelingen
Als er belangrijke ontwikkelingen zijn in de voorbereiding van je project, geef dat dan door aan je geldgevers. Bijvoorbeeld als er onverwachte tegenslagen zijn, waardoor er meer kosten gemaakt moeten worden. Of als er onderdelen van een programma niet door kunnen gaan. Dit is van belang voor de definitieve vaststelling van de donatie. Fondsen houden over het algemeen niet van verrassingen achteraf.

Professionele fondsenwervers
Soms schakelen aanvragers een professionele fondsenwerver in, met name bij grotere projecten. Er zijn twee mogelijkheden: de fondsenwerver krijgt een vooraf afgesproken percentage van het bedrag dat hij/zij weet te realiseren. Over het algemeen zijn fondsen die doneren hier niet zo blij mee. Immers een deel van hun donatie verdwijnt regelrecht naar een ondernemer, in plaats van naar het doel. Bovendien kan dit bedrag aardig oplopen. De tweede mogelijkheid is om vantevoren een vast bedrag af te spreken. Dit bedrag kan in de begroting worden opgenomen onder Organisatiekosten. Let wel op: in de wereld van de professionele fondsenwervers is veel kaf onder het koren. Vraag dus na bij eerdere klanten of een bureau echt zo goed is als ze zeggen te zijn. Een goed bureau zal met plezier referenties verstrekken.

Personaliseer je aanvraag
Stuur geen algemene bedelbrieven. Algemene bedelbrieven hebben bijzonder weinig effect. Zorg voor een op maat gemaakte aanvraag (met alle bijbehorende stukken), waarbij je ingaat op waarom jouw project aansluit bij het beleid van het fonds. Én wees heel voorzichtig met knippen en plakken waardoor de naam van het fonds uit die eerdere brief opduikt in de volgende brief aan een ander fonds.

Niet eens met het besluit van de geldgever?
Als je aanvraag wordt afgewezen en deze afwijzing is volgens jou op onterechte gronden, wat zijn dan je mogelijkheden om hier nog iets tegen te doen? Bij particuliere fondsen heb je geen mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen. Je kunt wel informeren naar de afwijzingsgronden, maar ook die worden niet altijd bekend gemaakt. En alhoewel het soms leerzaam is om te horen waarom je aanvraag is afgewezen, schiet je er voor je project niet veel mee op. Een afwijzing kan simpelweg ook worden gedaan omdat er te weinig budget is en de voorkeur wordt gegeven aan een ander project. Bij subsidies (van de overheid) is het wel mogelijk om bezwaar aan te tekenen. Dit moet je doen binnen zes weken na ontvangst van de subsidiebeschikking. Daarbij moet je wel een hele sterke case hebben, omdat de overheid een grote beleidsvrijheid heeft bij het toekennen van de subsidie.

Afwijzigingsgronden
Er zijn een aantal algemene afwijzingsgronden aan te geven, die voor veel fondsen en overheden gelden. We noemen er een aantal:
-aanvrager is geen rechtspersoon
-aanvrager is een individu
-aanvrager is een bedrijf met winstoogmerk
-het project is al begonnen of start voordat de aanvraag behandeld kan worden
-het project heeft religieuze of politieke doeleinden
-er wordt een bijdrage gevraagd in de reguliere exploitatie
-er is te weinig budget om alle aanvragen te honoreren (budgettaire gronden).

De afrekening van het project
Na de afsluiting van het project wordt de definitieve donatie of subsidie vastgesteld aan de hand van de definitieve begroting en dekkingsplan. De donatie kan wel naar beneden vastgesteld worden, maar niet omhoog. Redenen om de donatie te verlagen is bijvoorbeeld als het project niet is doorgegaan in de vorm zoals bij de aanvraag was gesteld. Bijvoorbeeld een project met vijf verschillende onderdelen is geminimaliseerd tot een project met één onderdeel. Een andere reden kan zijn dat het project uiteindelijk veel goedkoper was dan gedacht. Voorbeeld: een project is begroot op € 100.000,- en kost uiteindelijk maar € 50.000,-. Een toegezegde donatie ad. € 20.000 was gebaseerd op de begrote kosten (nl. één vijfde van de totale kosten). Het fonds kan nu de donatie verlagen naar bijvoorbeeld € 10.000,-. Daarom is het van belang dat je het fonds tijdig inlicht als er problemen dreigen. Je kunt dan afspraken maken over hoe een en ander op te lossen.

Het boekje fondsenwerving voor vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties gemaakt door Samenwonen Samenleven is hier te downloaden.